Programy do faktur z KSeF
TOP 10 programów dla polskich firm

Programy do faktur z KSeF – jak wybrać w 2026 roku

Krajowy System e-Faktur zmienił codzienną pracę przedsiębiorców. Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają obowiązkowo firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, i od tej daty działa też KSeF 2.0. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 r. firmy ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, a faktury dla konsumentów, czyli osób nieprowadzących działalności, można wystawiać w systemie dobrowolnie. Dobre programy do faktur z KSeF zdejmują z firmy ten ciężar: przygotowują fakturę w wymaganym formacie, wysyłają ją do systemu, pobierają faktury zakupowe i porządkują dokumenty.

Przy wyborze warto patrzeć na kilka rzeczy. Po pierwsze, czy program do fakturowania faktycznie obsługuje faktury w KSeF, czy tylko je „eksportuje". Po drugie, czy potrzebujesz samego fakturowania online, czy także księgowości, kadr, magazynu lub sklepu internetowego. Po trzecie, czy interfejs i wsparcie są po polsku, bo przy obowiązkach podatkowych ma to duże znaczenie. Na koniec sprawdź koszty: darmowy plan często kończy się szybciej, niż zakładasz, więc przed zakupem zajrzyj do aktualnego cennika producenta.

Jak oceniamy programy do fakturowania

Każdy program oceniamy według tych samych kryteriów. Końcowa nota w skali X/10 to opinia redakcji, oparta na poniższych elementach i na powszechnie znanych cechach produktów.

• Oceny użytkowników i liczba recenzji – wyniki w serwisach G2 i Capterra oraz liczba opinii, które za nimi stoją. Wysoka ocena z kilkuset recenzji waży więcej niż ocena bez opinii.
• Ceny w PLN – cena wejściowa, dostępność darmowego planu i okresu próbnego. Pokazujemy tylko to, co producenci faktycznie deklarują.
• Dostępność po polsku – interfejs, dokumentacja i obsługa klienta w języku polskim.
• Funkcje – obsługa KSeF, faktury VAT, pro forma i cykliczne, księgowość, kadry, magazyn, integracje.
• Wsparcie i skalowalność – czy narzędzie sprawdzi się, gdy firma urośnie, i czy można liczyć na pomoc przy wdrożeniu.

TOP 10: programy do faktur z KSeF

1. Fakturownia

Fakturownia to prosty i szybki program do wystawiania faktur online, który wygrywa łatwością obsługi. Pozwala wystawiać faktury VAT, pro forma i faktury cykliczne, a także obsługuje KSeF. Na G2 ma 4.2/5, na Capterze 4.4/5. Jest po polsku, ma darmowy plan, płatne pakiety zaczynają się od 12 PLN miesięcznie, a okres próbny trwa 14 dni. Redakcja ocenia ją na 8.8/10.

To najlepszy wybór dla freelancerów i małych firm, które chcą wystawiać faktury w KSeF bez nauki rozbudowanego systemu. Jeśli potrzebujesz przede wszystkim sprawnego fakturowania, a księgowość prowadzi ktoś inny, trudno o lepszy punkt startowy.

• Darmowy plan i niski próg wejścia od 12 PLN/mies.
• Faktury cykliczne i pro forma w standardzie.
• Obsługa KSeF w prostym, polskim interfejsie.

2. inFakt

inFakt to jeden z najpopularniejszych polskich programów do fakturowania i księgowości online. Łączy wystawianie dokumentów z obsługą KSeF, JPK, e-faktur i księgowością uproszczoną. Na G2 ma 4.1/5, na Capterze 4.3/5. Oferuje darmowy plan, polską wersję i 14-dniowy okres próbny. Aktualny cennik sprawdzisz na stronie producenta. Nasza ocena to 8.6/10.

Polecamy go freelancerom i małym firmom, które chcą mieć fakturowanie i rozliczenia w jednym miejscu. Dobrze sprawdzi się tam, gdzie przedsiębiorca nie chce żonglować kilkoma narzędziami.

• Fakturowanie połączone z księgowością uproszczoną.
• Obsługa KSeF, JPK i e-faktur.
• Darmowy plan i polski interfejs.

3. iFirma

iFirma to kompleksowy serwis księgowy online. Obejmuje faktury, KSeF, kadry i płace oraz pełną księgowość. Można też prowadzić rozliczenia z pomocą wirtualnego biura rachunkowego. Ma 4/5 na G2 i 4.2/5 na Capterze, darmowy plan, płatne pakiety od 13 PLN miesięcznie i 14-dniowy trial. Nasza ocena: 8.4/10.

To dobra propozycja dla firm, które chcą połączyć fakturowanie z obsługą księgową i kadrową. Szczególnie przyda się osobom, które wolą mieć wsparcie specjalistów niż robić wszystko samodzielnie.

• Faktury, kadry i płace w jednym serwisie.
• Możliwość rozliczeń z wirtualnym biurem rachunkowym.
• Niski koszt wejścia od 13 PLN/mies.

4. wFirma

wFirma to system do prowadzenia firmy online, jeden z najbardziej rozbudowanych polskich systemów ERP w sieci. Oprócz fakturowania i KSeF oferuje kadry i płace, magazyn, CRM oraz pełną i uproszczoną księgowość. Ceny zaczynają się od 40 PLN miesięcznie, interfejs jest po polsku, a okres próbny trwa 14 dni. Redakcja daje 8.3/10.

Wybierz go, jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż wystawiania faktur. Sprawdzi się w rosnących firmach, które chcą prowadzić sprzedaż, magazyn i rozliczenia w jednym systemie.

• Magazyn, CRM i kadry obok fakturowania.
• Księgowość pełna i uproszczona.
• Szeroki zakres funkcji ERP online.

5. Faktura.pl

Faktura.pl to program do wystawiania faktur online z integracją z KSeF, wysyłką faktur e-mailem i obsługą płatności. Ma darmowy plan dla małych firm i 14-dniowy trial. Interfejs nie jest dostępny po polsku, co może być minusem dla części użytkowników. Nasza ocena: 7.7/10.

To rozwiązanie dla małych firm, które chcą szybko wysyłać faktury klientom i śledzić płatności bez kosztów na starcie. Przed decyzją przetestuj interfejs w okresie próbnym.

• Darmowy plan dla małych firm.
• Wysyłka faktur e-mailem.
• Integracja z KSeF i obsługa płatności.

6. FakturaXL

FakturaXL to program do fakturowania online z obsługą KSeF, magazynem i ewidencją kosztów. Dla najmniejszych firm przewidziano darmowy plan, dostępny jest też 14-dniowy okres próbny. Interfejs nie jest dostępny po polsku. Redakcja ocenia go na 7.5/10.

Docenią go mikrofirmy, które oprócz faktur potrzebują prostej ewidencji kosztów i podstawowego magazynu. To sensowna opcja na start, gdy budżet jest bardzo ograniczony.

• Darmowy plan dla najmniejszych firm.
• Magazyn i ewidencja kosztów obok faktur.
• Obsługa KSeF.

7. Comarch ERP XT

Comarch ERP XT to polski system ERP w chmurze dla mikro i małych firm. Łączy fakturowanie, księgowość, magazyn i sklep internetowy z obsługą KSeF. Cena jest ustalana na zapytanie, interfejs jest po polsku, a okres próbny trwa 14 dni. Nasza nota: 7.4/10.

Warto go rozważyć, jeśli prowadzisz sprzedaż w internecie i zależy ci na ekosystemie znanego dostawcy oprogramowania. Cena na zapytanie oznacza, że koszty trzeba uzgodnić indywidualnie.

• Sklep internetowy zintegrowany z fakturowaniem.
• Magazyn i księgowość w chmurze.
• Zaplecze dużego polskiego producenta.

8. Subiekt GT (Insert)

Subiekt GT to klasyczny polski program do obsługi sprzedaży i magazynu dla małych firm. Obsługuje fakturowanie, gospodarkę magazynową, kasy fiskalne i KSeF. Cena startuje od 799 PLN miesięcznie, program jest po polsku, a trial trwa 14 dni. Redakcja ocenia go na 7.2/10.

To propozycja dla firm handlowych z intensywną gospodarką magazynową i sprzedażą przez kasy fiskalne. Cena jest wyraźnie wyższa niż w serwisach internetowych, więc zwróci się przede wszystkim tam, gdzie magazyn jest sercem działalności.

• Rozbudowana gospodarka magazynowa.
• Obsługa kas fiskalnych.
• Sprawdzony, polski program sprzedażowy.

9. Sage Accounting

Sage Accounting to chmurowy program do automatyzacji fakturowania, zarządzania wydatkami i księgowością dla małych firm. Wyróżnia się dużą bazą opinii: 7194 recenzje i ocena 4.3/5 na G2. Ceny zaczynają się od 30 PLN miesięcznie, jest 14-dniowy trial, ale interfejs nie jest po polsku. Przed wyborem upewnij się, że rozwiązanie spełnia wymagania dotyczące faktur w KSeF. Nasza ocena: 6.9/10.

To opcja dla firm, którym nie przeszkadza obcojęzyczny interfejs i które cenią skalowalność. Dobrze pasuje do zespołów pracujących międzynarodowo.

• Bardzo duża liczba recenzji użytkowników.
• Automatyzacja fakturowania i wydatków.
• Skalowalne rozwiązanie w chmurze.

10. Invoiced

Invoiced to narzędzie do tworzenia i zarządzania fakturami oraz rachunkami dla małych i średnich firm. Automatyzuje procesy rozliczeniowe i śledzi płatności. Ma najwyższe oceny użytkowników w zestawieniu: 4.5/5 na G2 i 4.7/5 na Capterze, z 406 recenzjami. Dostępny jest darmowy plan, płatne pakiety od 24 PLN miesięcznie i 14-dniowy trial. Interfejs nie jest po polsku, a zgodność z KSeF warto zweryfikować u producenta. Redakcja daje 6.7/10.

Sprawdzi się w firmach, które mocno koncentrują się na windykacji i kontroli płatności, zwłaszcza przy rozliczeniach zagranicznych. Dla typowej polskiej firmy, która musi wystawiać faktury w KSeF, będzie raczej uzupełnieniem niż głównym narzędziem.

• Najwyższe oceny użytkowników w zestawieniu.
• Śledzenie płatności i automatyzacja rozliczeń.
• Darmowy plan i cena od 24 PLN/mies.

Tabela zbiorcza

Który program do fakturowania wybrać?

Mała firma i freelancer. Jeśli zależy ci na prostocie i niskich kosztach, zacznij od Fakturowni, która ma darmowy plan i płatne pakiety od 12 PLN miesięcznie. Gdy chcesz mieć fakturowanie i księgowość w jednym miejscu, wybierz inFakt lub iFirmę. Mikrofirmy z bardzo ograniczonym budżetem mogą przetestować też Fakturę.pl lub FakturaXL, pamiętając, że oba programy nie mają polskiego interfejsu.

Małe i średnie przedsiębiorstwa. Firmy, które potrzebują więcej niż wystawiania faktur, powinny rozważyć wFirmę z magazynem, CRM, kadrami i księgowością. Jeśli prowadzisz sprzedaż w internecie, sprawdź Comarch ERP XT, a przy sprzedaży z intensywną gospodarką magazynową i kasami fiskalnymi – Subiekt GT. iFirma pozostaje dobrą opcją, gdy chcesz oprzeć rozliczenia na wirtualnym biurze rachunkowym.

Duża firma. Przy większej skali liczą się integracje, kontrola procesów i skalowalność. W naszym zestawieniu najbliżej tych wymagań są wFirma i Comarch ERP XT, a w przypadku wdrożeń międzynarodowych Sage Accounting. Firmy, które podlegały obowiązkowi już od 1 lutego 2026 r., zwykle mają jednak złożone potrzeby, więc przed zakupem warto omówić wdrożenie bezpośrednio z producentem. Invoiced można potraktować jako uzupełnienie do śledzenia płatności.

Podsumowanie – werdykt redakcji

Programy do faktur z KSeF różnią się zakresem, ceną i wygodą obsługi. Najlepiej wypada Fakturownia: prosta, dostępna po polsku, z darmowym planem i obsługą faktur w KSeF. Tuż za nią plasują się inFakt i iFirma, które mocno łączą fakturowanie z księgowością, a dla firm szukających pełnego systemu mocną propozycją jest wFirma. Rozwiązania bez polskiego interfejsu, takie jak Sage Accounting czy Invoiced, mają swoje miejsce, ale raczej jako opcje dla wąskich zastosowań.

Nasza rada jest praktyczna: skorzystaj z 14-dniowych okresów próbnych, wystaw w kilku programach testową fakturę w KSeF i porównaj, który jest dla ciebie najwygodniejszy. Dobry program do fakturowania powinien oszczędzać czas, a nie tworzyć nowe obowiązki. Aktualne ceny i zakres funkcji zawsze potwierdź na stronach producentów.